2014. június 30-án hirdették ki a nemzetgazdasági miniszter 23/2014. (VI. 30.) NGM rendeletét (a továbbiakban: Rendelet) a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről. Cikkünkben a Rendelet azon előírásait foglaljuk össze, amelyek a korábbi szabályozástól eltérnek.

Értelmező rendelkezések

A Rendelet értelmező rendelkezések keretében a következő fogalmakat definiálja:

• elektronikus formában megőrzött számla és nyugta;
• számlázó program;
• számlázó program azonosítója; és
• számítógéppel előállított nyugta.

A számlázó program értékesítője nem köteles nyilatkozat kiadására

A Rendelet nem tartalmaz olyan előírást, amely szerint a forgalmazó a számlázó program értékesítésekor a vevő részére köteles nyilatkozatot adni arról, hogy a számla megfelel az NGM rendeletben foglaltaknak. Ettől függetlenül a forgalmazó saját döntése alapján vagy a vevő kérésére kiadhat ilyen tartalmú nyilatkozatot.

A számlázó program dokumentációjával kapcsolatos rendelkezések

A korábbi rendelet is tartalmazta azt a szabályt, hogy a számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amelyben szerepel a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást. A Rendelet a dokumentációval kapcsolatban lényegesen részletesebb szabályokat tartalmaz a programot használó adóalanyok számára.

A számlázó program értékesítésével összefüggő szabályok

A forgalmazó számlázó programot kizárólag áfa-alanynak minősülő személy részére értékesíthet, továbbá az értékesítésről kiállított számlán szerepeltetni kell a vevő adószámát is. A vevő a forgalmazó felé az értékesítést megelőzően köteles áfa-alanyiságát igazolni. Az adóalanyiság fennállására vonatkozó szabályokat a Rendelet nem tartalmazza.

A Rendelet értelmében számlázó programot fejlesztőként, forgalmazóként értékesítő vállalkozás köteles az általa értékesített számlázó programot annak neve, azonosítója, a vevő neve és az értékesítés időpontja szerint nyilvántartani (adatszolgáltatási kötelezettséget a Rendelet nem ír elő).

A számlázó program használóját terhelő bejelentési kötelezettség

A számlázó programmal készített számla akkor minősül adóigazgatósági azonosításra alkalmasnak, ha annak használója a Rendeletben foglaltak szerint teljesíti bejelentési kötelezettségét az adóhatóság felé.

A bejelentési kötelezettséggel kapcsolatos jogszabályi rendelkezések [11. § (1)–(2), 13. § (1)–(2)] 2014. október 1-jével lépnek hatályba. A 21. § szerint 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő, továbbá 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között használatból kivont számlázó programok tekintetében a bejelentés határideje november 15-e. A bejelentést az adóhatóság által erre a célra rendszeresített nyomtatványán kell megtenni. A bejelentési kötelezettség fennáll a 2014. július 1-je előtt vásárolt vagy kifejlesztett és 2014. október 1-jén használatban levő számlázó programok vonatkozásában is, továbbá fennáll a 2014. július 1-je után beszerzett (fejlesztett) számlázó programra is, ha annak használata 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között befejeződik. Az előzőekben említett bejelentési kötelezettségeket a „SZAMLAZO” elnevezésű nyomtatványon kell az adóhatóság felé teljesíteni, amely elektronikusan és papír alapon nyújtható be.

Az EDI használata

Ha a felek az elektronikus számlát elektronikus adatcsererendszerben, EDI-ben, elektronikus adatként kívánják létrehozni és továbbítani, az EDI alkalmazására és használatára az Áfa tv. 175. § (3) bekezdés a) pontjában előírt előzetes és írásos megállapodási kötelezettségüknek a Rendelet 1. számú mellékletében meghatározott szerződés megkötésével is eleget tehetnek.

Az elektronikus adatállományként megőrzött papír alapú nyugta, számla ellenőrzésénél irányadó szabályok

2015. július 1-jétől az adóhatóság részére elektronikus kimenetet, és az adatok külső adathordozóra történő archiválásának lehetőségét is biztosítani kell. Ugyancsak 2015. július 1-jétől a számla, nyugta adatait a Rendelet mellékleteiben meghatározott formátumban kell az adóhatóság rendelkezésére bocsátani.

Mikortól él a Rendelet?

Az új előírások – egyes kivételektől eltekintve – 2014. július 1-jével alkalmazandók. A Rendelet ezen időponttal hatályon kívül helyezte a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletet, valamint az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet 1. §-át és 1. sz. mellékletét. (A PM rendelet egyéb rendelkezései 2015. július 1-jével vesztik hatályukat.)