Bár még javában tart a pandémia, érdemes a könyvelőknek már most átgondolniuk azokat a változásokat, amelyek az elmúlt időszakban sok tekintetben megváltoztatták az életüket.

A pandémiás helyzet sok olyan új feladatot generált, amelyeket az ügyfelek a könyvelőtől várnak el, jóllehet – az esetek többségében – a könyvelőnek ezekhez semmi köze sincs. Ez számos problémát vet fel.

• A könyvelőnek nincs ahhoz a tevékenységhez megfelelő ismerete, gyakorlata. Egy új tevékenység megkívánja a jogszabályi háttér és az azon a területen lévő adminisztratív feladatok megismerését. Fel kell mérni, hol vannak az adott tevékenységen belüli kockázatok az ügyfél és a könyvelő számára. Ehhez számos szakmai cikket, információt, ellenőrzési tapasztalatot el kell olvasni. Ezeknek az információknak az összegyűjtése – kérdéstől függően – órákat, napokat is igénybe vehet. Ez viszont a könyvelő rezsiköltségét növeli. Az ilyen jellegű tanulás, tapasztalatszerzés jellemzően akkor térül meg, ha hasonló jellegű feladatok több ügyfélnél is felmerülnek, azaz az egyszer megtanultak idő- és energiaráfordítása a későbbiekben több ügyfélnél kamatoztatható. 
• Az újabb feladatokat a meglévők közé kell beszorítani. Abban az esetben, ha a könyvelő munkája „nagyon ki van centizve”, akkor előfordulhat, hogy ezzel más munkák sorolódnak hátrébb. Ez viszont más ügyfeleknél elégedetlenséget, a könyvelőnél pedig nem kívánt stresszhelyzetet jelent.
• Az ügyfél sokszor „szívességi alapú” szolgáltatást vár el, vagy úgy gondolja, hogy a rendkívüli feladatok a normál szerződött szolgáltatás részét képezik. A könyvelőnél a végzett feladatok állandó időráfordítás nyilvántartásával lehet csak folyamatosan követni az ügyfelekre fordított időt, s ezzel együtt a felmerült költségeket. De ne feledjük el: egy ilyen nyilvántartás vezetése is időt igényel, illetve olyan technikát (munkaidő-nyilvántartó szoftver), amelynek a beszerzése, üzembe állítása pénzbe kerül.
• „Rajta marad, mint szamáron a füle” – tartja a némi mondás. Sok könyvelő ragadt már benne olyan szolgáltatásokban, amelyeket egyszer – jellemzően az empátiája, a segítőkészsége miatt – megcsinált, s ettől kezdve az ügyfél számára „természetes” volt, hogy ez a könyvelői szolgáltatás része. Amikor már kialakult valamely tevékenységhez a munkafolyamat, információáramlás, protokoll, nagyon nehéz azt mondani, hogy eddig így volt, mostantól kezdve nem így működünk.

Persze mindezzel nem azt mondom, hogy minden esetben el kell zárkózni az új feladatoktól, az újfajta megbízásoktól. Sőt! Minél nagyobb gyakorlata van valakinek, az annál vonzóbb lehet jelenlegi és potenciális ügyfelei számára is. 

Tanulság: A könyvelőiroda vezetőjének tudatosan kell 

• az iroda minden percét,
• minden feladatot,
• minden ügyféligényt

figyelemmel kísérni, és ezekre piaci alapon választ adni. 

A témáról bővebben az Adózás/Számvitel szaklap 2021. áprilisi számában olvashat.