A pénzkezelés céges gyakorlatában talán a legneuralgikusabb kérdés a pénztári mozgások dokumentálása, melynek keretében a következő kérdéskörökre vonatkozó gyakorlatot kell rögzíteni. Az alapkérdések: Ki? Mikor? Mit? Hogyan?

Az időszaki pénztárjelentés a folyamatos forgalom nyilvántartására szolgál. Formája lehet előnyomtatott nyomtatvány vagy számítógépes rendszer outputja. Gyakran azok a gazdálkodók, amelyeknél nincs külön, a pénzkezeléssel megbízott személy, a könyvelőtől várják el az analitikus pénztári nyilvántartást vezetését. Ez viszont nehezen egyeztethető össze az Szt. vonatkozó előírásával:

„165. § (3) A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni a következőket is:

a) a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell;”

Úgy gondolom, hogy az Szt. előírása akkor tartható be kiszervezett könyvelés esetén, ha a cégben történik meg az analitikus nyilvántartások vezetése (időszaki pénztárjelentés), a könyvelésben pedig a pénztári tételek főkönyvi könyvelése. A technika ma már sok könyvelőprogram esetén megengedi, hogy a vállalkozás egy részleges és kontrollált hozzáféréssel a könyvelő IT-rendszerében rögzítse az analitikát. 

Gyakori kérdés: Kell-e bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat kiállítani a pénztári tételek mellé? A válasznál ismét a tulajdonosi érdekre kell visszautalni. Úgy kell eljárni (és természetesen ezt szabályozni), ahogy azt az adott cég vagyongazdálkodásának biztonságos lebonyolítása megkívánja. Tehát ennek eldöntése messze nem könyvelői kérdés! 

A dokumentálással kapcsolatosan még számos kérdést lehet szabályozni:

• aláírások rendje, 
• meghatalmazások kezelése, 
• hogyan igazolja magát a pénz átvevője és átadója,
• javítás, korrekció, 
• jegyzőkönyvek felvétele.

Az Szt. minimális szabályozást fogalmaz meg, de ezt szabadon lehet bővíteni.