Az interneten számos olyan hirdetéssel találkozhatunk, amelyben egy könyvelőiroda bemutatja azokat az élethelyzeteket, amikor a potenciális ügyfélnek őrá van szüksége. Azért érdemes ezeket a hirdetéseket komolyan végiggondolni, mert arra késztethetik a könyvelőt is, hogy gondolkozzon el némely dolgon:

• Milyen igények merülhetnek fel az ügyfelek irányából, amellyel őt még nem találták meg, de lehet, hogy jobb előre felkészülni az ilyen megkeresésekre?
• Milyen szolgáltatási irányok vannak a könyvelői piacon, amellyel kapcsolatosan át kell gondolni, hogy ő mennyiben akarja vagy képes azokat felvállalni?

Sok olyan élethelyzet lehet – amire pontosan ezek a hirdetések is apellálnak –, amikor a könyvelőváltással mindkét fél jól járhat.

Nézzünk néhány élethelyzetet, attitűdöt, amikor a könyvelőváltást az ügyfélnél megjelenő igények miatt ajánlott megtenni. 

Amikor rájön a cég vezetése, hogy az adóoptimalizálás nem egyenlő az adóelkerüléssel

A vállalkozás kezdeti szakaszában még sokkal lazábban veszik a cég működési szabályait a vállalkozók. Néha sajnálják a pénzt az adóra, máskor valós vagy vélt sikertörténetekre alapozva akarják azokat megspórolni. Vannak olyanok is, akik nem értik vagy nem akarják megérteni az adórendszer lényegét. Ebben a szakaszban még alapvető cél a minél kevesebb adófizetés.

Később ők is rájönnek, hogy adóoptimalizálás és adóelkerülés között nagy a különbség. Persze ebben nagyon sok könyvelői időráfordítás van, hogy ezt megértsék. Nem az ügyfél helyett kell dönteni, hanem el kell magyarázni neki az egyes adózási szabályokat, feltételeket, előnyöket és hátrányokat, esetleges kockázatokat. (Sőt, lehet, hogy nem is egyszer vagy kétszer…) 

Mindennek következtében egyre több vállalkozás képes megérteni és meghozni a saját érdekeinek megfelelő döntéseket. Mivel e döntések az ő döntései, később nem merülhet fel a „könyvelő csinálta így, én nem is tudom, miről van szó”, illetve „a könyvelőm csinálta így, én magamtól biztosan nem csináltam volna így” önkimentés.

Persze itt mindig kérdéses, mennyire vállalja fel a könyvelő a szabálytalanságokat, kisebb-nagyobb stikliket. Ha a könyvelő mondja, hogy „ez még belefér”, de az ügyfélnek kisebb a kockázatvállalási hajlandósága, akkor biztos, hogy előbb-utóbb meginog a bizalom a könyvelőben, aminek váltás lesz a vége.

Amikor kinőtte a vállalkozás a könyvelőjét

A cégek növekedése természetes folyamat. Kezdő vállalkozásoknál a könyvelőválasztás inkább az olcsóbb, közeli, ismerős személye felé fordul. Idővel azonban a vállalkozói igények túlmutatnak azon a szinten, amit az addigi könyvelő nyújtani tud. 

Ha időben nem történik meg a könyvelőváltás, akkor mindkét fél elégedetlen lesz:

• a könyvelő komfortzónáján kívüli nagyság nagyon sok plusz pszichés, fizikai és munkaszervezési terhet róhat rá,
• az ügyfélben pedig számos kérdés, információhiány fog halmozódni, gyorsabban szeretne adatokat kapni, tudni szeretné, hogyan áll stb. 

Ezt a helyzetet bármelyik félnek fel kell ismernie, mert – jellemzően – csak könyvelőváltás tud segíteni.

Amikor megfogalmazódik az ügyfélben az érthető, ügyfélközpontú és hatékony kommunikáció iránti igény

Nagyobb szolgáltató már rendelkezik azokkal a csatornákkal (hírlevélküldés, honlap, közösségi médiában való híradások, közvetlen vezetői információk, személyre szabott tanácsadás, specialisták), amelyekre az ügyfélnek szüksége van. 

Az ilyen jellegű szolgáltatáshoz a könyvelőnél szükség van

• speciális szakemberekre, akiknek a feladata ezeknek a híradásoknak az összeállítása;
• olyan szervezeti rendre, ahol ezek beleférnek a munkaidőbe;
• gyakorlatra, hiszen a hírek tömör és érthető megfogalmazásához nem árt kommunikációs tudás.

E feltételek biztosítása viszonyt pénzbe kerül, amelyet a könyvelőnek meg kell finanszírozni. Csak az tud erre energiát és pénzt fordítani, akinek ez belefér a költségvetésébe. Ha az ügyfélnek valós vagy presztízs okokból ilyen háttérre van szüksége, akkor mindenképp ajánlott a váltás.

Amikor vezetői számvitelre is szükség lenne

A Számviteli törvény jellemzően az ún. pénzügyi számvitel szabályaival (könyvvezetés, beszámolókészítés, dokumentálás) foglalkozik. A vállalkozások vezetésének azonban a napi szintű döntéshozatalhoz számos gazdasági információra van szüksége. Ezeket – jellemzően – úgy lehet kinyerni a könyvelésből, ha arra a rendszert előzetesen felkészítik. Ez alatt azt kell érteni, hogy 

• beállítják, beépítik a rendszerbe azokat az analitikákat, munkaszámokat, automatizmusokat, amelyekből kinyerhetők az információk;
• továbbmélyítik a könyvelésben alkalmazott főkönyvi számok rendszerét;
• megtervezik a könyvelési outputokat, riportokat.

De ezekhez sok esetben az input oldaltól is több információra van szükség. Az ilyen jellegű igények felmerülése természetes. Ehhez az ügyfél és a könyvelő közötti rendszer kialakítására és fejlesztésre, valamint folyamatos kommunikációra van szükség. Sok könyvelő nincs ilyen igényekre felkészülve, ezért szükséges a könyvelőváltás.

Dr. Sallai Csilla rendszeresen publikál ADÓZÁS/SZÁMVITEL című, havonta megjelenő, elektronikus folyóiratunkban. Legyen Ön is előfizetője, és olvasson hasznos cikkeket a szakma legjobbjaitól minden hónapban! Megrendelés: ITT