2014. július 1-jén lépett hatályba a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet. A rendelet több lépcsőben lép életbe, mivel vannak olyan rendelkezései, melyeket 2014. július 1-jétől, 2014. október 1-jétől vagy 2015. július 1-jétől kell alkalmazni. A téma aktualitását adják a hatálybalépés közeli időpontjain túl a jogszabály gyakorlati értelmezésével kapcsolatos adózói kérdések, felvetések.
Áfa & Számlázás (folyóirat), időszakos szerző
Előadó (Elektronikus számlázás, Számlázó programok, Számlázási rendszer)
A rendelet egységes formában szabályozza a számlázási és nyugta-kibocsátási rendszerekkel kapcsolatos elvárásokat, követelményeket. A rendelet lényegében a 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletet és a 46/2007. (XII. 29.) PM rendeletet váltja le, részben azokat módosítva, kiegészítve. Ez a cikk kizárólag az elektronikus számlázással, nyugtakibocsátással, elektronikus bizonylatokat kezelő informatikai rendszerekkel kapcsolatos új vagy kiegészülő rendelkezéseket fogja kiemelni.
Mivel 2014. július 1-jétől lehetőség nyílik elektronikus nyugta előállítására (melyet alapvetően valamilyen számítógépes rendszer hoz létre), ezért részben erre is kitér a jelenleg hatályos rendelet. Megengedi, hogy a számlázó program is kibocsásson nyugtát, azonban a számlákat és nyugtákat el kell tudni választani egymástól. Erre megoldás lehet az elkülönült sorszámtartomány is. A rendelet megengedi továbbá, hogy más számviteli bizonylatot is kiállítsanak a számlázó programból, ami mellé már nem jelenik meg az elkülönült sorszámtartomány ajánlása. Ezt a lehetőséget a korábbi szabályozásból egyértelműen nem lehetett kiolvasni, ugyanakkor több társaság számára egyszerűbb megoldást jelent ez a fajta bizonylat-kiállítási technika.
A számlázó program értékesítésére, használatba vételére vonatkozóan új kötelezettségeket ró a rendelet az adózók számára. A program értékesítője számára ez nyilvántartási kötelezettséget jelent, mely során nyilvántartja a számlázó programot megvásárló adózó és a megvásárolt számlázó szoftver azonosító adatait. A szoftver értékesítője ezen túl köteles meggyőződni a vevő adóalanyiságáról, valamint a számlán feltüntetni a vevő adószámát is.
A rendeletből kikerült az a fejlesztői megfelelőségi nyilatkozat, melyben a fejlesztő a program felhasználójának nyilatkozik a program jogszabályoknak való megfelelősségéről. Ennek alapvető oka az volt, hogy a jogszabályalkotó sohasem kapcsolt olyan szankciót, mely a valóságban nem megfelelő nyilatkozattevőt hatékonyan szankcionálhatta volna, ugyanakkor a jogsértést a program használója tudja csak elkövetni. Így ez az adminisztratív előírás kikerült a jogszabályból. Fontos kiemelni, hogy az új szabályozást a 2014. július 1-jét követően beszerzett számlázó szoftvereknél kell alkalmazni, a korábban beszerzett szoftverek esetében a megfelelőségi nyilatkozat megőrzési kötelezettsége megmaradt.
Számlázó program felhasználói dokumentációval minden használónak rendelkeznie kell,függetlenül attól, hogy vásárolta, vagy internetről töltötte le térítésmentesen az adott programot. A dokumentáció-átadás módjára, formájára vonatkozóan nem tartalmaz előírásokat a jogszabály. Így megfelelő lehet például egy olyan eljárás is, amikor a fejlesztő a saját honlapján publikálja a dokumentációt, és erről értesíti a szoftver megvásárlóját. Ugyanakkor a vevőt tájékoztatnia kell a számlázó program nevéről és azonosítójáról.
A dokumentációnak tartalmaznia kell a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, és a program valamennyi funkciójának ismertetését. Fontos előírás, hogy a program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre. Ezzel a dokumentációt nagyobb körültekintéssel kell összeállítaniuk a fejlesztőknek. Szintén a dokumentáció kiemeltebb szerepét jelzi az is, hogy a funkciómódosítást leíró kiegészítő vagy módosító dokumentációt is el kell készítenie a fejlesztőnek, és ezt a vevő rendelkezésére kell bocsátania.Az adóalany számára a dokumentációra, valamint annak kiegészítéseire vonatkozóan iratmegőrzési kötelezettséget ír elő a jogszabály.
Számlázó program dokumentációval azon társaságnak is rendelkezni kell, amely saját maga fejlesztette a programot. A dokumentáció tartalmára vonatkozó kötelezettségek ekkor sem térnek el az előzőekben bemutatottaktól.
Ami lényeges újdonság az új szabályozásban, hogy a számlázó programokat 2014. október 1-jétől be kell jelenteni az adóhivatal részére. A bejelentésnek tartalmaznia kell – többek között – az értékesítő nevét, adószámát, a rendeltetésszerű használatbavétel dátumát, a számlázó program nevét, azonosítóját. Nemcsak a használatbavétel dátumát, hanem a használatból történő kivonás dátumát is be kell jelenteni az adóhivatal számára. A bejelentésre az adóhivatal nyomtatványt fog készíteni, melyet a hagyományos utakon keresztül lehet az adóhivatal számára megküldeni. A bejelentési kötelezettség nemcsak a számítógépre vagy vállalatirányítási rendszerbe telepített számlázó szoftvereket érinti, hanem az online számlázó rendszereket is (ekkor némileg eltér a bejelentésre kötelezett adatok köre). A rendelet nem definiálja, mit ért online számlázó szoftver alatt, azonban egyértelműen utal arra, hogy itt a számlázási programot szolgáltatásként igénybevevőkre kell gondolni (SaaS – Software as Service).
A bejelentési kötelezettség teljesítésére a jogszabály 30 napot ír elő. Tehát ha egy adóalany 2014. október 5-én szerzett be és vett használatba egy számlázó programot, akkor erről legkésőbb november 4-ig kell bejelentést tennie az adóhivatalnál. Az átmeneti szabályok alapján amennyiben a szoftvert 2014. szeptember 30-án szerezte be, erről november 15-ig kell bejelentést tenni.
A számítógéppel előállított nyugtára vonatkozóan tartalmaz új elemeket a rendelet, mely alapvetően szinkronban van a számlával kapcsolatos elvárásokkal. A nyugta sorszámozásának kihagyás- és ismétlésmentesnek kell lennie, valamint a felhasználónak rendelkeznie kell dokumentációval. A nyugtát előállító számítógépes program dokumentációjával kapcsolatos kötelezettségek teljesen azonosak a számlázó programmal kapcsolatos kötelezettségekkel.
A rendelet lehetővé teszi az elektronikus másodpéldány készítését, azonban nem mondja meg, hogyan kell kinéznie ennek a másodpéldánynak. A rendelet úgy rendelkezik, hogy elektronikus adatállományként őrizhető meg a számítógéppel előállított számla vagy nyugta kibocsátónál maradó példánya. Ennek megfelelően nem kell garantálni a képi megfelelőséget; egy olyan adatállomány is elegendő ezen kötelezettség teljesítéséhez, mely tartalmazza a kinyomtatott dokumentum adatait.
Szintén új elem a rendeletben a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet alkalmazási területének rögzítése. A rendelet 17. § (2) pontja két esetben teszi kötelezővé a papír alapú dokumentumok elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól szóló rendelet alkalmazását. Az első eset a nyomtatvány felhasználásával vagy számítógéppel papírra nyomtatott számla, nyugta. Ebben az esetben nincs eltérés a korábbi jogszabályi környezettel, hiszen jellemzően ezen bizonylatok esetén használták a társaságok a 13/2005. (X. 27.) IHM rendeletben megfogalmazott eljárásrendet. Új elemként jelenik meg a papíron létrehozott, de elektronikus számlaként kibocsátott számlák elektronikus formátumba történő átkonvertálásának esete. Erre korábban a jogszabályi környezet nem tért ki, a konvertálás módszerét nem szabályozta. Jelen rendelet hatálybalépésétől ezzel a módszerrel történő elektronikus számla kibocsátásakor is alkalmazni kell a 13/2005. (X. 27.) IHM rendeletben rögzített eljárásrendet, mely jelentősen megnehezíti az ilyen módszerrel történő elektronikus számla kibocsátását. Ezzel lényegében a jogszabályalkotó is próbál utat mutatni abba az irányba, hogy az elektronikus számlákat az adóalanyok már eleve elektronikusan hozzák létre, még a kibocsátást megelőzően se nyomtassák ki azokat.
Az elektronikus formában megőrzött számla és nyugta ellenőrzésére a rendelet szintén tartalmaz kötelezettségeket az adóalany részére. Az egyik ilyen kötelezettség, hogy az adóalanynak biztosítania kell a számla és nyugta olvashatóságához szükséges technikai eszközöket, dokumentációt, valamint az eszközök használatához szükséges felvilágosítást. Ezen kötelezettségek nem jelentenek új elemet, hiszen a korábbi jogszabályi környezet is tartalmazta ezeket. A rendelet újdonsága, hogy az adóalany köteles az adóhatóság részére elektronikus kimenetet és az adatok külső adathordozóra történő archiválását biztosítani. A kimenet formátumát és struktúráját is rögzíti a rendelet. A kimenet ebben az esetben alapvetően XML-fájlt jelent, szerkezetét a rendelet melléklete írja le. Amennyiben nem XML-formátumban történik a számla megőrzése, PDF-formátumban is elfogadható az adatközlés. A rendelet ezen passzusa 2015. július 1-jén lép életbe.
Az elektronikus számlákról történő adatszolgáltatásra vonatkozó rendeleti előírások szakítottak azzal a korábbi gyakorlattól, hogy az adóalanyra bízták az adatstruktúrát (kizárólag a fájlformátumot határozta meg a jogszabály). Ugyanakkor 2015. június 30-ig hatályban marad a 46/2007. (XII. 29) PM rendelet, így az addig kibocsátott számlák esetén ezt a rendeletet kell alkalmazni. 2015. július 1-jét követően kell tehát az új számlázási rendeletnek megfelelő adatstruktúráról gondoskodnia az adózónak, amennyiben XML-formátumban őrzi meg a számláit.